«

»

Jan 23

Even terugkijken

Het is denk ik wel bekend dat Scrum eenvoudig is maar het toepassen en vooral volhouden ervan heel moeilijk. Gelukkig slagen veel bedrijven erin om het vast te houden en er voor te zorgen dat iedereen aan boord blijft. Maar er zijn projecten, teams en bedrijven die vaak enthousiast beginnen maar gaandeweg tijdens het werken met Scrum deze strijd verliezen. Het kan beginnen doordat een persoon op een dag een goed idee had en probeerde zijn of haar collega’s te overtuigen. Het delen van een passie is een ding maar het overbrengen ervan is heel moeilijk. Mensen moeten wel inzien dat iets zou kunnen werken. En eigenlijk moet de passie vanuit hen zelf komen. Passie kun je niet opleggen maar stel dat het in het begin toch lukt dan is het vervolgens zaak dat scrum gehandhaafd blijft. Dat mensen aangehaakt blijven en dat je het werken volgens het model goed volhoudt. Iedere dag een standup. Iedere sprint heldere userstories. Rollen goed en duidelijk gedefinieerd. Een Definitie van Done waar iedereen achter staat. En zo zijn er nog meer artifacts, afspraken en onderdelen. Maar als scrum niet gedragen wordt door de mensen dan kalven deze onderdelen heel langzaam af. Als een dijk aan een ruw meer. Als je het niet bijhoudt dan wint het water het van het land.

Een van de onderdelen binnen scrum die vaak als eerste sneuveld is de restrospective. Het komt zelfs voor dat deze vanaf het begin niet is ingevoerd. Vaak ziet met niet de toegevoegde waarde van een restrospective. Het gaat immers heel goed met het sprinten dus waarom zou je achteraf nog een keer moeten terugkijken naar hoe het werk ging.  De restrospective doet natuurlijk meer dan alleen maar terugkijken, het zorgt ervoor dat mensen ook gaan nadenken over het proces. Er kan gekeken worden hoe de samenwerking gaat en of dat er aandacht moet komen op de kwaliteit van de sprints of andere onderdelen. Als je een team loslaat in een zelf managing structuur dan kun je niet verwachten dat het in een keer goed gaat. Je moet dan monitoren door te vragen en prikken in het team om te zien waar er nog uitdagingen liggen. En geloof me, die zijn er met beginnende teams volop. Deze informatie krijg je niet naar voren tijdens een Daily scrum. Die is er voor het bespreken van zaken binnen het project en hoogstens komen hier impediment uit voort die kunnen worden opgelost binnen de sprint. Vaak zijn dit korte termijn problemen die niets zeggen over de gang van zaken op een langere termijn of de gezondheid van een team. Een restrospective is dus heel belangrijk en moet ook serieus worden genomen. Vaak zien managers er geen heil in wegens tijd en dus extra kosten. Jammer natuurlijk want je neemt dan ook de mensen niet serieus. De rede dat deze bijeenkomst, want dat is het, ook wel eens misgaat is omdat er mondigheid uit komt. Er komen problemen aan het licht en heel vaak willen bedrijven hier niets mee of weten ze niet hoe ze hier mee verder moeten. Een restrospective kan daarom doodbloeden als er niets gedaan wordt met de uitkomst. Je kunt heel leuk post-its ophangen maar er moet vervolgens wel actie uit voortkomen. Niet dat je alles in een keer moet willen oplossen maar minimaal een item per sprint moet toch wel lukken. Als je dat niet doet dan zal een team zich niet serieus genomen voelen en kun je er vanuit gaan dat de restrospective als eerste de deur uit gaat. Je kunt er dan op wachten dat je dagelijkse standup (daily scrum) ook gaat wankelen en voor je het weet is iedereen weer bezig om vanaf een vooraf bepaald plan te werken en waterval weer de gang van zaken is.

Hoe kun je er voor zorgen dat die restrospective blijft en ook doet wat het doen moet. Neem het vooral serieus en doe het vanaf de eerste sprint. Een keertje overslaan is er niet bij. En vooral, doe iets met de resultaten. Stop ze niet weg in een rapportje van manager naar manager maar hou het open aan de muur. Ik ben dol op post-its en zie die dan ook graag volgeschreven aan de muur. Een eerste restrospective kun je ook het beste anoniem doen. Laat mensen eerst maar eens schrijven en als ze zien dat je het serieus neemt en iets doet met de resultaten zul je merken dat op den duur er meer naar boven komt. Mensen durven te praten. Het mooie van een restrospective is dat je het overal op los kunt laten. Het hoeft niet op een software traject. Je kunt het ook eens per maand doen over bijvoorbeeld de afdeling of zelfs het hele bedrijf. Je zult merken dat je binnen een half uurtje uit een grote groep mensen een helder beeld kunt krijgen over wat er speelt.

Zoals ik het doe is iedereen drie goede en drie verbeterpunten laten schrijven op losse post-its. Dus een item per briefje. Dit mag anoniem. Vervolgens plakken ze deze op de muur. De volgende stap die je laat uitvoeren is het groeperen van de ideeën. Wat past goed bij elkaar en vervolgens bespreek je de punten. Je kiest ieder een speerpunt, dus zowel team en manager (scrummaster) en richt je erop om het op te lossen. En hou alles vooral zichtbaar. Iedereen mag het zien, het verstoppen van dit soort info is niet goed. Openheid is de key. En ook als het niet op te lossen is, maak dit kenbaar.

Je zult gaandeweg merken dat je veel dingen in scrum achterwegen kunt houden. Een burndownchart is alleen interessant als je er ook iets mee doet maar het is niet direct noodzakelijk. Goed uitgeschreven userstories zijn ook belangrijk maar in eerste instantie niet iets waardoor je niet kunt starten, het vergt alleen meer overleg tijdens de sprints. Maar het niet houden van een restrospective kan zorgen voor de teloorgang van scrum of enig ander agile model.

Een mooi voorbeeld over hoe een grote Retrospective op te zetten kun je ook vinden op Agile Studio

Permanent link to this article: http://agilethings.nl/even-terugkijken/